Az utóbbi hetekben több rendezvényen láttam rengeteg prezentációt, jókat és rosszakat, ezért felmerült bennem, hogy a gyakorló marketingeseknek készítek egy átlátható összefoglalót, hogy mire érdemes figyelni egy prezentáció előkészítésekor, elkészítésekor. Egy későbbi cikkben az előadás módját fogom taglalni, így ebben a bejegyzésben az ezt érintő kérdésekre nem térek ki.
Először egy átlátható vázlat, amin érdemes átfutni a kezdetekkor.
1. Tartalom
- cél
- téma
- rendelkezésre álló idő
- vizuális elemek
2. Hallgatóság
- létszám
- demo- és pszichográfiai jellemzők
- előzetes ismereteik a témáról
3. Helyszín
- földrajzilag
- a helyszín nagysági
- látási viszonyok a helyszínen, megvilágítás
- akusztika
4. Idő
- időpont
- évszak/napszak
- valamilyen ünnep/esemény közelsége
5. Technika
- projektor/falfelület/vászon
- számítógép
- szoftverek
- hangosítás (személyé, számítógépé)
- pointer/egér/billentyűzet/távkapcsoló
- internet kapcsolat
Menjünk szép sorjában! Kékkel kiemeltem azokat az elemeket, amikre legtöbbször nem vagyunk befolyással. Ezekre a kékített "paraméterekre" érdemes rákérdezni a helyszín biztosítójánál, vagy a rendezőnél, sokban megkönnyíthetik a dolgokat az előzetes ismeretek.
1. A tartalom
Ha valakit felkérnek egy előadás megtartására, rendszerint meghatározzák a témát, esetlegesen az előadás célját is. Ha valami itt nem egyértelmű, mindenképpen pontosítsunk, kérdezzünk, hiszen ha itt elcsúszik valami, és nem arról beszélünk, amiről amúgy a megbízó szerette volna, akkor az egész prezentáció nem ért semmit.
A rendelkezésre álló időt rendszerint megadják, ha nem, válasszunk belátásunk szerink, de ne próbáljuk Fidel Castro nyomdokába lépni azzal, hogy órákon át kínozzuk a halgatóságot, mert azt csak egy diktatúrában könnyű véghezvinni bukás nélkül.
A leggyakrabban használt vizuális elemek:
- fejléc
- lábléc
- háttér
- szöveg
- kép
- táblázat
- grafikon
- színvilág
- videó, audio tartalom
Fejlécet és/vagy láblécet rendszerint megköveteli a cégünk, ha nem, akkor módjával használjuk és ízlésesen, mert nagy felületet elvehet a slide-ból, színvilága pedig determinálhatja a teljes prezi hangulatát. Sok helyen a projektor fényereje elég kicsi, illetve a világítás elnyomja, így jobban látható a negatív szöveg, azaz sötét háttéren világos betűk. Ez folyó szövegnél fáraszthatja a szemet, de egy prezentációnál jobban vonzza a figyelmet, láthatóbb.
Egy oldalon 10-15 szónál ne legyen több! Teljes mondatokat soha ne írjunk, kivéve ha rövid idézetet használunk, vagy rövigke mottót! Azért vagyunk ott, hogy a prezentációs vázlatunkat szóban kifejtsük. A prezentáció csupán támogat minket, felkelti a hallgatóság figyelmét, egyszerű, de egyértelmű vizuális üzenetei segítik a megértést, és megjegyezhetőséget.
Képi anyagnál lehetőség szerint olyan szimbólikus képeket, tárgyakat használjunk, amelyek a mondanivalónkat erősítik, esetleg az elgondolkodtatás eszközével, vagy a meghökkentés eszközével segítik a mondanivalónk későbbi visszaidézését.
A táblázatainkat, grafikonjainkat a prezink színvilága szerint formázzuk, harmonizáljon a prezentációval színben, formában! Egy táblázatban 20-30 adatnál ne legyen több, mert hátulról nem lehet majd látni, a legfontosabb adatokat emeljük ki benne, vagy jelenítsük meg külön oldalon, ha erre szükség van! Ha több grafikont hozunk ugyanazokról a termékekről (pl. piacrész értékben, minőségben, eladott darabszám), akkor az azonos termékkört következetesen azonos színnel jelöljül. A grafikonokon, táblázatokban mindig adjuk meg, hogy milyen egységben mérünk, és adjuk meg a forrásainkat is! Ha a táblázatunknak, grafikonunknak van saját fejléce, akkor az oldal címében ne a fejléc/cím szövegét ismételjük, a redundás dolgok nem hatékonyak. Táblázatként, grafikonként soha ne illesszük be olyan programok outputjait, amelyek nem formázhatóak, vagy csak rondán formázhatóak. Egy igényes munkánál formázzuk meg a prezi hangulatának megfelelően a vizuális tartalmat.
Ha audio vagy vizuális tartalmat illesztünk be, győződjünk meg arról, hogy a prezentáci helyszínén rendelkezésre állnak az azt hibátlanul lejátszó eszközök! Ha nem, akkor inkább hagyjuk ki azokat! Kínos arról beszélni, hogy milyen szépet látna a hallgatóság, ha minden simán menne, miközben nem látja!
2. Hallgatóság
Nem mindegy, hogy 10, 1000 vagy 1000 ember előtt beszélünk. Kb. 30-40 ember felett nagyobb alapzaj van, illetve a hátrébb ülők a kicsi számokat/betűket nem látják. Sok embernek sose mutassunk apró, messziről rosszul látható vizuális elemeket!
Informálódjunk a közönségről. Nem, kor, nyelv, nemzetiség, testi/szellemi fogyatékkal élés, vallás, szexuális hovatartozás, egyéb kulturális jellemzők nagyban befolyásolók lehetnek. Pl. kerekesszékeseknek ne beszéljünk a hosszútávfutás örömeirő, mohamedánoknak az alkoholfogyasztásról, nyugdíjasoknak ne mondjunk anyósvicceket... Lehet, hogy poénosan fogják fel, de alapvetően a hallgatóság egy részében benne maradhat a tüske, hogy nem gondoltunk rájuk, megsértettük őket. A képi elemeknél ne feledjük, hogy vannak olyan országok, ahol jobbról balra olvasnak (Arab világ, Izrael). Itt a képeket érdemes lehet ilyen logika szerint rendezni.
Tudjuk meg, hogy milyen ismeretekkel rendelkeznek az adott témáról a hallgatók! Amucsaröcsögei nyugdíjasklubban ne beszéljünk a twitterezésről, mert nem fogják érteni, egyetemisták előtt meg ne taglaljuk hosszan, hogy mi az a Facebook, mert ismerik, lehet, hogy jobban is, mint mi.
3. Helyszín
A helyszín tekintetében érdemes tudni pár dolgot az adott országról, településről, térségről, épületről, teremről. Akár valamilyen érdekességet, mert lehet, hogy így kerül közelebb kerülni a hallgatósághoz. A terem nagysága, akusztikája, vannak-e oszlopok, vagy egyéb a látást zavaró épületelemek, van-e világítás, függönyök, sötétítés. Ezek mind befolyásolhatják a láthatóságot. Milyen az időjárás, fűtött, vagy huzatos a terem, van-e légkondi? Nagy hidegben, nagy melegben legyünk rövidebbek, hiszen a figyelem tompul, ha a hallgatóság nem érzi jól magát. Állva, ülve hallgatnak-e minket, kényelmesek-e a székek. Ha például mindenki fészkalódik, mert rosszak a székek, vagy közeleg az ebédszünet és mindenki éhes, akkor kérjük meg nyugodtan a hallgatóságot, hogy álljanak fel (lehetőleg burkoltan, vagy szavaztassuk meg őket kézfeltartással a témával kapcsolatban), így kizökkennek egy kicsit a kényelmetlen közegből. A lényeg, a kis tükkjeinket ne vegyék észre. Ne közöljük, hogy látjuk, mindenki unatkozik, így álljanak fel egy percre, mert az nagyon rosszul is kiveheti magát.
4. Idő
Nem mindegy mikor tartjuk a prezit. Kora reggel, esetleg éjjel, ebéd előtt, vagy után, amikor mindenki betompul a jóllakottságtól. Télen vagy nyáron (hideg, vagy meleg van), közelít valamilyen nagy esemény, ünnep. Az adott eseményre kitérhetünk, beleszőhetjük a mondandóba, ezzel az előadásunk aktualitása kézzelfoghatóbb lesz.
Ha az előadásunkkal párhuzamosan valami sokkal kellemesebb program zajlik a közelben (sörivó verseny, humorfesztivál), akkor köszönjük meg a jelenlétet viccesen, esetleg mondjuk el, hogy miért jó választás minket hallgatni, így a hallgatóság könnyebben elhiszi, hogy jól döntött.
5. Technika
Tudatában vagyunk, hogy milyen eszközöket vetettünk be a preziben, ezeket valahogy meg kell jeleníteni! Ha nem vagyunk abban biztosak, hogy az eszközkészlet a helyszínen rendelkezésre áll, akkor hozzunk eszközt magunk. Gyakori probléma az is, hogy mi már egy program legújabb verzióját használjuk otthon, de a konferenciaközpont, vagy az adott intézmény két verzióval le van maradva, így szétesik a prezi. Ilyenkor érdemes saját laptopot vinni, ha van.
Győződjünk meg arról, hogy a projektor működik, nem áll ferdén, van megfelelő falfelület/vászon, ahova vetít, nem ferdén áll, és nem ad homályos képet.
Ha audio/video tartalmat akarunk lejátszani, akkor legyen a számítógéphez hangszóró csatlakoztatva, enélkül cincogást hallanak csak, a player és a gép hangereje se legyen lenémítva. Ha 40-50 embernél több előtt beszélünk, (persze orgánum függő), érdemes mikrofont, vagy mikroportot kérni. Előtte ennek ki- és bekapcsolásáról tájékozódjunk!
Ha nincs lézeres pointer, akkor hozzunk, pár ezer forintért kaphatunk, megéri a befektetést. Érdemes azt is előre tudni, hogy az egeret, vagy a billentyűzetet kell-e nyomkodnunk, vagy van távkapcsoló (ilyet is árulnak usb-set, érdemes sajátot tartani, ezzel könnyebb léptetni, sokszor a pointer is bele van építve).
Mind a hardverek, mind a szoftverek használatáról informálódjunk előre, nem olyan jó érzés 100 ember előtt percekig bénázni azért, mert nem ismerjük valaminek a megfelelő használatát, közben a közönség egy része előtt hitelünket is veszthetjük.
Ha beágyazott internetes tartalmat teszünk a prezibe, győződjünk meg róla, hogy van-e a helyszínen internetkapcsolat!
Ha lehetséges, a közönség érkezése előtt teszteljük a prezentációnkat élesben a helyszínen! Ezzel sok kényelmetlenségtől megkímélhetjük a hallgatóságot és magunkat is, vagy felkészülhetünk a bekövetkező hibákra, azokat arcrezdülés nélkül kimagyarázhatjuk, vagy elháríthatjuk az okukat!
Ha bármi eszetekbe jut a jó prezentációval kapcsolatban, kommenteljetek, és updateljük az anyagot. Hamarosan előadásmód kerül a terítékre egy következő bejegyzésben!
bejegyzés
